Bir web semineri düzenlemek, hedef kitlenize ilgili konu/ürünü anlatmanın, profesyonel ağınızı oluşturmanın ve sektörünüzdeki uzmanlarla bağlantı kurmanın etkili bir yolu olabilir. İlk kez bir webinar oluşturmak üzereyseniz, nasıl başlayacağınızı bilmiyor olabilirsiniz.  Bu yazımızda yazılımınızı seçmekten slaytlarınızı tasarlamaya kadar, webinarınızı planlamanın ve yönetmenin her adımında size rehberlik edeceğiz.

Webinar (Web semineri) nedir?

Webinar, toplantı sahiplerinin katılımcıları için değerli bilgileri paylaştığı öğretici, sanal bir sunumdur. Genel tanımıyla, bir çevrimiçi seminerdir. Genel olarak, bireyler veya işletmeler, eğitimler vermek, bilgilendirme toplantıları yapmak veya katılımcılarına yeni beceriler öğretmek için webinarlar düzenler düzenler.

Harika bir webinar oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

  1. Doğru platformu bulun

Bir platform seçmeden önce, web seminerinizin amacını belirlemeniz gerekir, ne için kullanacaksınız? Bir konuda kurs vermek , bir müşteri eğitim programına ev sahipliği yapmak, kurum çalışanlarınızı bilgilendirmek için düzenli webinarlar düzenlemek veya hatta çevrim içi iş görüşmeleri yapmak isteyebilirsiniz. Seçtiğiniz yazılımın, yinelenen web seminerleri, dosya ve ekran paylaşımı, soru-cevap, anket gibi  özelliklere sahip olduğundan emin olun. En iyi web semineri platformları aynı zamanda ev sahiplerinin görüşme ve kayıt ekranlarının özelleştirme yapabilmesine, kayıt sahipleri için otomatik e-posta hatırlatıcıları planlamasına ve webinar kayıtlarını depolama alanından yararlanmasına olanak tanır.

Ek olarak, potansiyel katılımcı sayısını düşünün – yüzlerce kişinin kaydolmasını bekliyorsanız, büyük bir webinar için yüksek katılımcı sayısını destekleyecek uygun bir yazılıma ihtiyacınız vardır. Katılımcılarınızın indirip kurulum yapması gereken harici yazılımlar yerine tarayıcı tabanlı yazılımlarla çalışmak, etkinliğinizi daha geniş bir kitle için erişilebilir hale getirecektir.

  1. Webinarınızın hangi formatta olacağını belirleyin

Webinarınız  sırasında tek bir konuşmacının sunum yapmasını mı planlıyorsunuz yoksa seçtiğiniz konu hakkında bir uzmanla röportaj mı yapacaksınız? Belki de birkaç konuşmacıyı moderatörlü bir panel tartışması için davet etmek istersiniz. Ya da belki bir Soru-Cevap oturumu düzenlemeyi tercih edebilirsiniz. Web seminerinizin formatı hakkında son bir karar vermeden önce, hedef kitlenizi etkilemek için bilgilerinizi en iyi nasıl sunabileceğinizi düşünün.

  1. Konunuzu seçin

Webinarınızda sunacağınız olası konuları belirlemek için, örneğin müşterilerinizin katılacağı bir webinar yapacaksınız, blogunuzda ve sosyal medya sayfalarınızda hangi tür içeriğin en iyi performansı gösterdiğine bakın. Web seminerinizin müşterilerinizin sık sorulan sorularına nasıl yanıt sağlayabileceğini düşünün. Ayrıca güncel trend olan bir konu etrafında odaklanan bir webinar da düzenleyebilirsiniz – sadece sunacağınız konunun, kendi müşterilerinizin web sitenizde genellikle aradıklarıyla alakalı olacağından emin olun.

Geniş bir kategori belirledikten sonra, en iyisi onu belirli bir konuya daraltmaktır. Örneğin, sosyal medya pazarlamacılığı hakkında bir web semineri düzenlemek yerine, katılımcılara Instagram’da takiplerini nasıl artıracaklarını öğretmeye veya işletmeleri için Facebook grupları oluşturup yönetmeye odaklanmak isteyebilirsiniz. Katılımcılarınızı yaklaşık bir saat meşgul tutmak için seçtiğiniz konu hakkında yeterince değerli bilgi sağlayabildiğinizden emin olun.

  1. Ortakları ve misafir konuşmacıları seçin

Bir webinarın tek kişilik bir gösteri olması gerekmez – birkaç bilgili konuk konuşmacıyı getirmek, izleyicileriniz için daha da değerli bilgiler sağlamanıza olanak tanıyabilir. Konuk konuşmacılarınız, katılımcılardan gelen çok çeşitli soruları yanıtlayabilecek, alanlarında uzman kişiler olmalıdır. Konuşmacılarınızın webinara katılacağından yüzde yüz emin olun.

Ayrıca konuk konuşmacı olarak düzenli olarak katılacak, güvenilir bir partner seçebilirsiniz. Ancak, webinar “sahnenizi” çok fazla konuşmacı ile doldurmaktan kaçının, zira izleyiciler için takip etmek çok zor olabilir, dikkatleri çabucak dağılabilir.

  1. Size yardımcı olabilecek moderatör bulun

Bir webinar moderatörü, tüm etkinliğin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak için perde arkasında çalışır. Yardıma ihtiyacı olan katılımcıların sorularını yanıtlamaktan ve ortaya çıkabilecek küçük teknik sorunları düzeltmekten sorumlu olacaktır. Siz sunumunuzu yaparken, moderatör size yardımcı olabilir.

  1. Sunum hazırlayın

Ekibinizi bir araya getirdiniz ve sunumunuzu bir araya getirmeye hazırsınız. Bir senaryo yazarak sunumunuzu oluşturmaya başlayın. Bu konuda, her biri kendi bölümlerine katkıda bulunabileceğinden, konuşmacılarla ortak bir çalışma olmalıdır. Konuşma noktalarınızı destekleyen belirli verilere ve kanıtlara referanslar ekleyin ki, katılımcılarınız soru sorduğunda faydalı olacaktır.

Senaryonuzun ana hatlarını belirledikten sonra, slayt gösterinizi oluşturmaya başlamanın zamanı gelmiştir. Unutmayın, metninizdeki tüm bilgileri slaytlarınıza eklemeniz gerekmez. Bunun yerine, slaytlarınız senaryonuzdaki en önemli ayrıntıları vurgulamaya hizmet etmelidir. Görsel tasarım söz konusu olduğunda, basit tutun. Düzgün yazı tipleri, çekici görseller ve göze çarpan renkler ekleyin, ancak genel olarak vermek istediğiniz mesaja odaklanın.

  1. Günü ve saati seçin

Katılımcı  sayısını en üst düzeye çıkarmak için, hedef kitleniz için en uygun olan tarihi ve saati seçin. Muhtemel katılımcıların çoğunluğu için hangi zaman aralığının en iyi sonucu verdiğini görmek için izleyicilerinize önceden anket yapabilirisiniz.

  1. Prova yapın

Gerçek etkinlikten birkaç gün önce için bir deneme çalışması planlayın. Konuşmacılarla birlikte slaytları ve senaryoyu inceleyin, sunumunuzun içeriğini finalize edin ve moderatörün hangi etkinlikleri izlemekten sorumlu olacağını bildiğinden emin olun. Pratik çalışmalarınızı kaydederek,  onları tekrar izleyebilir ve sunum tarzınızı değiştirebilirsiniz.

  1. Yazılımınızı ve teknolojinizi test edin

Sunumunuzu prova ederken, teknik kontrol de yapmalısınız. Webinarda konuşma yapacak herkesin  kullanacağınız teknoloji ve yazılım konusunda rahat olduğundan emin olun. Herhangi bir sorunla karşılaşırsanız, büyük günden önce sorun gidermeye çalışın!

  1. Webinarınızı tanıtın

Web seminerinizi tanıtmak için, web sitenizde içerik, konuşmacılar, tarih ve saat ve nasıl kayıt yapılacağıyla ilgili ayrıntıların bulunduğu bir açılış sayfasına yönlendiren bir başlık reklam oluşturarak başlayın. Takipçilerinizi kaydolmaya teşvik ederek sosyal medyada paylaşım yapmaya da başlayabilirsiniz.

Ek olarak, bir e-posta kampanyası başlatmak, en sadık müşterilerinizle bağlantı kurmanın harika bir yoludur. Birisi webinarınıza kaydolduktan sonra, bir onay e-postası almalıdır. Kullanağaınız webinar uygulaması etkinlikten önceki günlerde, kayıt yaptıranlara webinarı hatırlatan e-postaları gönderebilir.

  1. Webinara ev sahipliği yapın

Büyük gün geldi! Web semineriniz başlamadan önce, arka planınızın düzgün ve düzenli görünmesi için stüdyo alanınızı düzenlemek için biraz zaman ayırın. Alanınızı kurarken internet bağlantınızı kontrol edin.

Biraz gergin hissediyorsanız, webinar oturum odasına girmeden önce derin bir nefes alın! Bazı katılımcılar geç katılsa da, tam resmi başlangıç ​​saatinde webinarı başlatmanız önemlidir. Katılımcıların soru sorma şansı elde etmeleri için sunumunuzda zamanında ilerlediğinizden emin olmalısınız. Webinar sırasında, katılımcıların dikkatini çekmek için daha önce bahsettiğiniz ayrıntıları  sorabilirsiniz.

Katılımcıların dikkatini webinarda tutmak için kısa anketleri yapabilir veya sohbet özelliği aracılığıyla genel soruları yanıtlamalarını isteyebilirsiniz. Katılımcılarınızdan sunumda bahsedilen farklı konular hakkındaki fikirlerini sormak için anketler başlatmak, onların katkılarına değer verdiğinizi bilmelerini sağlayacaktır! Daha da önemlisi, sohbete katılmak önemlidir – tek taraflı bir sunum yapmak, izleyicileriniz için bunaltıcı gelebilir. Gerçek etkileşim sayesinde, bu webinardan ne öğrenmeyi istediklerini daha iyi anlayabilirsiniz.

  1. Katılımcıları ile iletişimi devam ettirin

Tebrikler, az önce harika bir webinara ev sahipliği yaptınız! Ancak işiniz henüz bitmedi. Artık web semineriniz sona erdiğine göre, bu fırsatı kullanarak katılımcılarınız ile iletişimi devam ettirebilirsiniz. Kayıtlı e-postalarına katıldıkları için onlara teşekkür eden bir e-posta gönderebilirsiniz.

Ayrıca, e-postalarınıza bir harekete geçirme ifadesi ekleyebilirsiniz. Yakında başka bir sanal etkinlik düzenliyorsanız veya heyecan verici yeni bir program başlatıyorsanız, izleyicilerinizi kaydolmaya teşvik edin!

  1. Webinarınızı analiz edin

Web semineriniz bittikten sonra, birkaç temel analize bakmak isteyebilirsiniz. Kaç kişinin kaydolduğunu ve kaç kişinin gerçekten katıldığını görmek isteyebilirisniz. Ek olarak, bitmeden önce web semineri odasından kaç kişinin ayrıldığını da kontrol edebilirsiniz. Bu, webinarınızın genel başarısını değerlendirmenize ve bir dahaki sefere farklı olarak neler yapabileceğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır. Örneğin, kayıt yaptıranların önemli bir yüzdesinin sonunda gelmediğini fark ederseniz, bir dahaki sefere hatırlatma e-postalarınızı optimize etmeniz gerekebilir!

  1. Webinar kaydını paylaşın

Kayıt yaptıranlara takip e-postalarınızı gönderdiğinizde, web semineri kaydınıza bir bağlantı da ekleyebilirsiniz. İlk seferde kaçırdıkları herhangi bir bilgiyi yakalamak için tekrar izleyebilecekler. Bu ayrıca, gösteriye katılmayanlara gerçek web seminerine katılamasalar bile sunuyu izleme şansı verecektir. Ayrıca neyi tekrarlamak istediğinizi ve gelecekteki sanal etkinlikler için neyi değiştirmeniz gerektiğini görmek için web seminerinizi yeniden izleyebilirsiniz!

Harika webinar oluşturmak, video stratejinizin sadece ilk adımıdır. Ayrıca güvenebileceğiniz basit, güçlü bir çevrim içi etkinlik yazılımına da ihtiyacınız var. Ahtapot.live şirketlerin, kurumların birinci sınıf video iletişim stratejileri tasarlamasına, oluşturmasına ve uygulamasına olanak tanır. Webinarlarınızı neden Ahtapot.live ile yaparsanız başarılı olacağını anlamak için linke tıklayın. https://ahtapot.live/